Kaffe är en självklar del av nästan alla evenemang, från konferenser och mässor till öppet hus och personalfester. Ändå är det ofta kaffet som gästerna klagar på. Det har stått för länge, smakar bränt eller räcker inte till när kön är som längst.
Varför kaffet blir dåligt
Bryggt kaffe som står på en värmeplatta förlorar snabbt sin smak och blir beskt. Termoskannor håller värmen bättre, men även där förändras smaken efter en timme. Nymalda bönor och rätt vattentemperatur, omkring 92 till 96 grader, gör stor skillnad.
Espresso och mjölk
Många gäster vill ha cappuccino eller latte. Det kräver en espressomaskin, en bra kvarn och någon som kan skumma mjölk till en fin och blank konsistens. Det är svårt att klara med vanlig kontorsutrustning när hundra personer ska ha kaffe på en kvart.
Låt proffs ta hand om det
Vid större evenemang väljer allt fler att anlita en mobil kaffebar med baristor. Den som planerar ett evenemang i Danmark kan till exempel hyra kaffevagn i Danmark med personal, maskin och bönor, så att gästerna får sin kopp gjord på plats.
Tänk på alla gäster
Ha alltid koffeinfritt kaffe, te och vatten tillgängligt. Erbjud havredryck eller annan växtbaserad mjölk. Något litet att äta till kaffet, som kakor eller bullar, gör pausen trevligare och lugnar magen under en lång dag.
Placering och flöde
Placera kaffet där gästerna ändå samlas, men inte så att kön blockerar ingångar. Flera serveringsstationer sprider ut folk och gör pausen kortare. Ståbord i närheten ger gästerna en plats att ställa koppen och fortsätta samtalet. Glöm inte sopkärl och servetter nära serveringen.
God kaffe är en liten detalj som gästerna minns länge. Den visar att arrangören har tänkt på helheten och bryr sig om hur dagen upplevs. Planera därför kaffet lika noga som programmet, och testa gärna utrustningen dagen innan så att inget oväntat händer när gästerna anländer.